1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es Luz María Ramírez Vélez, identificado(a) con cédula de ciudadanía 1037586735, quien opera comercialmente bajo la marca AXIS.
- Actividad: servicios de diseño, modelado, prototipado, impresión 3D y fabricación digital.
- Domicilio: Envigado, Antioquia, Colombia.
- Dirección para notificaciones: Carrera 24B # 40A Sur-162, Envigado, Antioquia, código postal 055421, Colombia.
- Correo general y de protección de datos: contacto@axiscol3d.com.
- Teléfono y WhatsApp Business: +57 321 621 3432.
- Responsable legal del tratamiento y encargada de atender consultas, reclamos y solicitudes: Luz María Ramírez Vélez.
Luz María Ramírez Vélez es la responsable legal del tratamiento y la encargada de atender las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
2. Alcance
Esta política se aplica al sitio axiscol3d.com, WhatsApp Business, correo electrónico, llamadas, atención presencial y demás canales utilizados para consultas, cotizaciones, pedidos y prestación de servicios.
3. Información tratada
- Nombre, ciudad, teléfono, correo electrónico y número asociado a WhatsApp.
- Conversaciones comerciales e información sobre consultas, cotizaciones, pedidos, pagos, producción, entregas y garantías.
- Medidas, materiales, cantidades, tolerancias y especificaciones de proyectos.
- Imágenes, audios, documentos y archivos 3D enviados voluntariamente.
- Datos necesarios para entrega, facturación y obligaciones contables o tributarias.
- Identificadores técnicos de mensajes, estados de entrega y registros razonables de seguridad y trazabilidad.
AXIS no solicita datos sensibles ni información innecesaria para el servicio. El usuario debe abstenerse de enviar datos sensibles o datos de terceros sin autorización.
4. Finalidades
- Responder consultas y brindar atención mediante un asistente automatizado y asesores humanos.
- Recopilar información para revisar proyectos y preparar cotizaciones.
- Administrar pedidos, pagos, producción, entregas y garantías.
- Recibir y analizar archivos relacionados con diseño, modelado e impresión 3D.
- Mantener seguridad, prevenir fraude y conservar trazabilidad.
- Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.
- Realizar marketing únicamente cuando exista autorización o fundamento jurídico aplicable, respetando las solicitudes de retiro.
5. Automatización e inteligencia artificial
AXIS utiliza un asistente automatizado en WhatsApp para responder preguntas frecuentes y recopilar información inicial de los proyectos. Para generar respuestas, puede transmitir a proveedores tecnológicos únicamente la información necesaria de la conversación. El asistente no fija precios finales, no confirma pagos, no acepta pedidos, no resuelve garantías y no certifica la viabilidad o seguridad de una pieza. Estas decisiones requieren revisión humana. El usuario puede solicitar atención humana en cualquier momento.
Actualmente, el acceso principal a modelos de inteligencia artificial se realiza mediante OpenRouter. En el piloto se utiliza GLM 5.3 Flash y la inferencia está configurada mediante NovitaAI. OpenRouter puede enrutar las solicitudes al proveedor de inferencia seleccionado o a subencargados; esta información se revisará y actualizará cuando cambie la arquitectura.
6. Proveedores, encargados y transmisiones
AXIS limita la información compartida a la estrictamente necesaria para cada función. Actualmente intervienen:
- Meta Platforms, Inc. y WhatsApp Business Platform: canal de mensajería que procesa el número telefónico, mensajes, archivos enviados, identificadores y estados de entrega.
- OpenRouter: procesa las partes estrictamente necesarias de la conversación para generar respuestas y puede emplear proveedores de inferencia o subencargados.
- NovitaAI: proveedor de inferencia configurado actualmente para GLM 5.3 Flash. Su inclusión se revisará cuando cambie la ruta del modelo.
- Netlify: alojamiento y distribución del sitio web. No aloja actualmente el backend de WhatsApp.
- GitHub: repositorio y automatización del despliegue del sitio. AXIS no debe almacenar allí conversaciones, archivos de clientes ni secretos.
- Namecheap: servicio de correo electrónico asociado al dominio.
- Cloudflare: túnel temporal empleado durante pruebas del webhook; no constituye alojamiento permanente de producción y se retirará o actualizará cuando se implemente la infraestructura definitiva.
- n8n: herramienta autohospedada localmente, destinada a pruebas de automatizaciones periféricas. Actualmente no constituye la fuente principal de reglas, estado, autorización o datos del negocio, ni se afirma que intercambie datos con Google Calendar, Google Sheets u otros servicios. Se identificará como encargado cuando procese efectivamente datos personales en producción.
Actualmente no existe un proveedor administrado de base de datos contratado para producción. El piloto usa almacenamiento local controlado por AXIS y el backend se ejecuta localmente en infraestructura controlada por AXIS.
Algunos proveedores pueden tratar información fuera de Colombia. Las transmisiones o transferencias internacionales se realizarán conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás reglas aplicables, con los instrumentos y salvaguardas que correspondan.
7. Autorización
Cuando legalmente corresponda, AXIS solicitará autorización previa, expresa e informada y comunicará las finalidades del tratamiento. El silencio o la inacción no constituyen autorización. AXIS conservará evidencia de la autorización por medios adecuados.
8. Derechos de los titulares
Los titulares pueden conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de autorización cuando proceda; conocer el uso dado a su información; acceder gratuitamente en los casos previstos; solicitar supresión o revocar la autorización cuando sea legalmente procedente; y presentar consultas o reclamos. Después de agotar el trámite ante AXIS, podrán acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Consultas y reclamos
Las solicitudes se reciben en contacto@axiscol3d.com, con el asunto “Protección de datos”. Deben incluir nombre, descripción clara, teléfono o correo utilizado en la relación con AXIS, medio de respuesta y prueba de representación cuando actúe un tercero. AXIS realizará una validación razonable de identidad. Luz María Ramírez Vélez atiende el trámite.
Consultas
Se atenderán en máximo diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no fuera posible, se informará la razón y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes. Transcurridos dos (2) meses sin subsanar, se entenderá desistido. El reclamo completo se atenderá en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recepción; la prórroga informada no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
10. Seguridad y conservación
AXIS aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, restringe el acceso y conserva información únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades y obligaciones aplicables.
Configuración técnica actual
- Archivos en cuarentena de seguridad: hasta siete (7) días.
- Archivos verificados sin pedido asociado: propuesta técnica de hasta treinta (30) días.
- Archivos rechazados: se elimina el archivo y se conservan metadatos mínimos de seguridad hasta treinta (30) días.
- Mensajes pendientes de envío o reintento: hasta siete (7) días.
Las conversaciones, datos de clientes potenciales, cotizaciones, pedidos, pagos y soportes contables, garantías y reclamos, registros de auditoría de seguridad y copias de respaldo se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recopilados, gestionar la relación precontractual o contractual y atender las obligaciones legales, contables, tributarias, de garantía, seguridad y defensa de derechos aplicables. Cumplidas estas finalidades y vencidos los términos legales correspondientes, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados, salvo que exista un deber jurídico de conservación o una necesidad legítima debidamente sustentada.
11. Datos sensibles y datos de menores
No se solicitan para el servicio ordinario. Si se reciben accidentalmente, AXIS restringirá su tratamiento y evaluará el procedimiento legal aplicable, respetando los derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes.
12. Cambios, versión y vigencia
Esta política entra en vigor el 7 de septiembre de 2026. Los cambios sustanciales se comunicarán mediante el sitio web o un canal adecuado.
Historial
- Versión 1.0 — 7 de septiembre de 2026: publicación inicial.